โปรแกรมร้านขายยา - DrugStoreRx

วิธีการดูทุนสินค้าแยกตามผู้ขาย สามารถทำได้โดยเข้าไปที่เมนูรับสินค้า แล้วก็ทำตามขึ้นตอนดังนี้

1. ติ๊กเลือก แก้ไข/ปรับยอด ตามรูป โปรแกรมจะเข้าสู่โหมด ค้นหา/แก้ไขรายการตามรหัสสินค้า อะไรทึี่แก้ไขได้จะ
2. ทำการป้อนรหัสสินค้า ตามรูป และเคาะ Enter แต่ก่อนเคาะ Enter ให้เลือกระยะเวลาที่จะให้โปรแกรมดึงข้อมูลขึ้นมา โดยการ Right Click ตรงเครื่องหมายแว่นสีฟ้า
3. หลังจากนั้นจะเห็นรายการรับ ซึ่งจะแสดงเป็นล๊อตๆตามที่เรารับเข้าไป ซึ่งตรงนี้จะเห็นทุนในแต่ล่ะล๊อต 
4. ถ้าต้องการแก้ไขรายการก็สามารถทำได้ โดยการใช้ Mouse click เลือกรายการ โดยจะสามารถแก้ไขที่ช่องสีส้ม และวันหมดอายุ  ซึ่งท่านสามารถปรับยอดสินค้าโดยวิธีนี้ได้อีกด้วย เมื่อแก้ไขรายการใดเสร็จก็กด F12 หลังจากแก้ไขเสร็จให้กดบันทึก (Icon รูปแผ่นDisket) หรือกด F9 เป็นอันจบ

การเตรียมข้อมูลคลังสินค้าเพื่อนำเข้าฐานข้อมูลของโปรแกรมจะต้องมีข้อมูลต่อไปนี้

• receiveID ให้ใส่ค้าเป็น "2012040001" ทุกบรรทัด
• productID รหัสสินค้าที่ต้องมีการนำเข้าไปก่อนหน้านี้แล้ว โดยสามารถนำเข้าได้เป็นล๊อตๆ ยกตัวอย่างตามรูปข้างบน สินค้า 00004 มี2ล๊อต แยกตามวันหมดอายุ ก็เตรียมข้อมูลเป็น 2 บรรทัด หรือ 3... บรรทัดก็ได้แล้วแต่ล๊อตของสินค้าที่เรามี
• dateExpire วันหมดอายุ จะต้องมีรูปแบบที่ตรงกับ Format วันที่ของเครื่องเช่นในเครื่องที่ลงมี Format dd/MM/yyyy เราก็เตรียมข้อมูลเช่น 10/5/2014 เป็นต้น ถ้าFormat วันที่ไม่ตรงกับเครื่องจะทำให้วันหมดอายุผิดผลาด หรือไม่สามารถImport ข้อมูลได้

• qtyReceive คือจำนวนที่ยังเหลือในคลังสินค้า
• unitPrice คือทุนสินค้าแยกเป็นล๊อตๆ
• lotNumber คือหมายเลขล๊อตการผลิตของสินค้า ปกติผมก็ไม่ได้ใช้ข้อมูลตรงนี้

Note: ปกติไม่อยากแนะนำให้ Import คลังสินค้าเข้าโดยตรงเพราะจะทำให้ไม่มีข้อมูลว่าสินค้าล๊อตนี้เราซื้อมาจากบริษัทใด

หลังจากลง Prerequisite เรียบร้อยแล้ว ก็จะเป็นการลงตัวโปรแกรม DrugStroreRx ตามรูป ตรงนี้คลิ๊กไปเรื่อยๆ ไม่มีอะไรมาก

แต่มีจุดต้องระวังมากๆ คือ ในกรณีที่ลงโปรแกรมใหม่ ถ้าติ๊กเลือกว่าลง INSTALL NEW DATABASE จะเป็นการ COPY CLEAN DATABASE ไปทับ DATABASE เดิมซึ่งหมายถึงข้อมูลจะหายหมด !!! การลง NEW DATABASE จะใช้กรณีที่ลงโปรแกรมครั้งแรกเท่านั้น

หลังจากจบหน้านี้ โปรแกรมจะทำการลง MICROSOFT SQL EXPRESS ให้ปล่อยให้โปรแกรมลงไปเองเรื่อยๆ จนจบ หลังจากนั้นก็จะสามารถใช้งานได้  และห้าม UNINSTALL MICROSOFT SQL EXPRESS ออกน่ะ เพราะเป็นหัวใจของโปรแกรมเลย 

ต่อไปจะเป็นการเตรียมข้อมูลราคาขาย ซึ่งรูปแบบข้อมูลจะเป็นไปตามภาพข้างบน จะต้องมีทั้งหมด 9 คอลัมน์ ตามนี้

1. productID เป็นตัวเลข6ตำแหน่ง และรหัสนี้จะต้อมมีในฐานข้อมูลสินค้าแล้ว และถ้าสินค้าใดมีหน่วยขายหลายหน่วย หรือมีหน่วยซื้อต่างจากหน่วยที่เล็กที่สุด
   • จะต้องตั้งค่าตัวแปลงหน่วยด้วย เช่น สินค้ารหัส 000004 มีหน่วยขาย 2 หน่วยคือ ขายเป็น แผ่น และขายเป็นกล่อง จะต้องตั้งตัวแปลงหน่วยไว้ในอีกบรรทัดหนึ่ง
   • หนึ่งสินค้าห้ามมีตัวคูณที่เป็น 1 เกิน 1ครั้ง เช่น 00004 จะมีตัวคูณ 1x"แผ่น" และ มี 1x"ซอง" ในอีกบรรทัดหนึ่งไม่ได้
   • การ import สินค้าที่มีตัวคูณที่เป็น 1 มากกว่า 1 ครั้งจะทำให้ฐานข้อมูลผิดผลาดและจะไม่สามารถใช้งานโปรแกรมได้ !!!

จากรูปข้างบนจะเป็นตัวอย่างการใช้ Excel เตรียมข้อมูลที่จะนำเข้าฐานข้อมูลสินค้าฯ จะมีข้อมูลทั้งหมด13คอลัมน์ โดยในแถวที่ 1 จะเป็นชื่อคอลัมน์ ห้ามลบหรือเปลี่ยนชื่อเด็ดขาด โดยรูปแบบข้อมูลจะเป็นดังนี้

1. productID : เป็นตัวเลข6ตัว ห้ามซ้ำกันเด็ดขาด
2. businessName : ตั้งชื้อสินค้าได้ 80 ตัวอักษร
3. unitNameA : หน่วยสินค้าที่เล็กที่สุดที่จะทำการขาย เช่นCOOL FEVER ขายเป็น "แผง" หน่วยที่จะตั้งต้องมีอยู่ในฐานข้อมูลหน่วยสินค้า
4. unitNameZ :  หน่วยสินค้าที่ใช้ในการสั่งซื้อเช่น  COOL FEVER  ซื้อเป็น "กล่อง" ก็ให้ป้อนเป็น "กล่อง"  ซึ่งโปรแกรมจะนำไปใช้ในการสร้างใบสั่งซื้อแบบอัตโนมัติ    หน่วยที่จะตั้งต้องมีอยู่ในฐานข้อมูลหน่วยสินค้า
5. registerNO : เลขทะเบียนยา
6. holdLimit : จำนวนสินค้าที่มีได้ในคลังในหน่วยunitNameA เป็นตัวเลขจำนวนเต็ม 
7. reorderPoint : จุดสั่งซื้อในหน่วยunitNameA เป็นตัวเลขจำนวนเต็ม
8. buyLimit : ซื่อคลั้งล่ะในหน่วยunitNameA เป็นตัวเลขจำนวนเต็ม  
9. expireWarning : จำนวนวันล่วงหน้าที่จะให้โปรแกรมแจ้งเตือนก่อนหมดอายุ
10. locationIDX : รหัสที่วางตัวเลข2ตำแหน่ง ต้องสร้างให้ตรงกับฐานข้อมูลที่วางสินค้า
11. commonNameIDX:  รหัสชื่อสามัญยา ตัวเลข4ตำแหน่ง ต้องสร้างให้ตรงกับฐานข้อมูล ชื่อสามัญยา
12. drugIDX: รหัสประเภทยา ตัวเลข3ตำแหน่ง ต้องสร้างให้ตรงกับฐาน ประเภทยา 
13. groupIDX: รหัสกลุ่มสินค้า ตัวเลข3ตำแหน่ง ต้องสร้างให้ตรงกับฐานข้อมูล กลุ่มสินค้า

Tips: โปรแกรมจะนำค่า holdLimit และbuyLimit นี้ไปใช้ตอนออกใบสั่งซื้อแบบอัตโนมัติ ซึ่งสามารถเลือกได้ว่าจะสั่งซื้อให้ถึงค่า holdLimit หรือสั่งตามจำนวนที่กำหนดไว้ใน buyLimit เช่น COOLFEVER 3แผง = 1กล่อง กำหนดให้ซื้อ buyLimit = 18แผง หรือ 6กล่อง/ครั้ง และholdLimit = 60แผงหรือ 20กล่อง ในการสร้างใบสั่งซื้อสินค้าอัตโนมัติถ้าเลือกให้ออกใบสั่งซื้อตามการสั่งซื้อแต่ล่ะครั้งโปรแกรมจะออกใบสั่งซื้อ COOLFEVER = 6กล่อง แต่ถ้าให้โปรแกรมสร้างใบสั่งซื้อให้ถึงค่าholdLimit โปรแกรมจะสั่งออกมา = (20-คงคลัง) กล่อง

ความลำบากอย่างหนึ่งของการนำโปรแกรมมาใช้ในร้านยา ก็คือข้อมูลที่เราจะต้องเตรียมในครั้งแรก ยิ่งร้านยาใหญ่ๆ มีรายการสินค้าหลายพันรายการ มีสต๊อกที่ต้องตรวจนับ ดูวันหมดอายุ ฯลฯ  กระบวนการตรงนี้ผมว่ากินเวลาหลายวันเลยที่เดียว ซึ่งวิธีหนึ่งที่จะเพิ่มความรวดเร็วในการเตรียมข้อมูลคือการทำใน Excel file แล้วก็ทำการ Import ข้อมูลที่เตรียมเอาไว้เข้าโปรแกรมเลย

นอกจากท่านจะสามารถรับสินค้า แก้ไข และลบรายการรับสินค้าเป็นบิลในหน้าจอนี้แล้ว  โปรแกรมร้านขายยาฟรี DrugStoreRx ยังสามารถที่จะทำการค้นหาสินค้าเป็นตัวๆ และทำการแก้คลังสินค้าในอดีตที่ผ่านมาได้อีกด้วย โดยที่ท่านสามารถแก้ไขข้อมูลต่างๆ ในช่องที่มีพื้นหลังเป็นสีส้ม

เมื่อป้อนรหัสบริษัทฯ ตามที่กล่าวไว้ในการรับสินค้าในตอนที่2 แล้วกดปุ่ม Enter โปรแกมจะแสดงใบรับงานที่เราเคยรับ/และใบสั่งซื้อที่เคยออกของบริษัทฯนั้นๆ ตามระยะเวลาที่เรากำหนดออกมาแสดงดังในรูปทางซ้ายมือ..ซึ่งจะแสดงข้อมูล 3อย่างคือ
1. หมายเลขใบรับงาน
2. ชื่อบริษัทฯ
3. สถานะการจ่ายเงิน ถ้ามีเครื่องหมาติ๊กถูกแสดงว่าเราได้จ่ายเงินบิลใบนี้เป็นที่เรียบร้อยแล้ว คุณสมบัตินี้ผมใช้ประจำ เอาไว้เวลาบิลคอลล๊อกเตอร์มาเก็บเงิน ผมก็จะทำการเปลี่ยนสถานะของใบรับสินค้าว่าเป็นจ่ายเงินแล้ว ซึ่งการติ๊กตรงนี้จะไปออกในรายงานลูกหนี้เจ้าหนี้ด้วย ว่าเราเป็นหนี้อยู่เป็นจำนวนเงินเท่าไร

4. ในแถวสุดท้ายจะเห็นว่าเลขที่ใบรับ แต่ไม่มีชื่อบริษัทฯ อันนี้เป็นใบรับงานใหม่ที่ยังไม่ได้ทำการบันทึก และแถบสีฟ้าคือใบรับงานที่ท่านกำลังแก้ไขอยู่ และแถบพื้นหลังของโปรแกรมจะเป็นสีเขียว

ให้ดูจากรูปด้านซ้ายมือ:
หมายเลข1: เป็นปุ่มสร้างใบรับสินค้าใหม่ ซึ่งไม่จำเป็นต้องกดเพราะโปรแกรมจะสร้างเลขที่ใบรับสินค้าใหม่ให้โดยอัตโนมัติอยู่แล้ว

หมายเลข2: เป็น Icon ที่จะเห็นในหลายๆที่ของโปรแกรม เป็น Icon ที่ใช้ในการกำหนดระยะเวลาในการค้นหาข้อมูล ซึ่งในโปรแกรมร้านยาฟรีDrugStoreRx จะวางIcon นี้หลังข้อมูลที่ต้องการค้นหา เช่นในการสร้างใบรับสินค้าจะวางIconนี้หลังรหัสผู้ขาย
- ถ้าเรากำหนดระยะเวลาในการค้นหาเป็น"เดือนปัจจุบัน" เวลาเราเค้า 00007 แล้ว Enter โปรแกรมจะดึงใบรับสินค้าของบรษัทฯ00007/MELINE ของ "เดือนปัจจุบัน" ออกมา

-  ถ้าเรากำหนดระยะเวลาในการค้นหาเป็น "ปีปัจจุบัน" เวลาเราเค้า 00007 แล้ว Enter โปรแกรมจะดึงใบรับสินค้าของบรษัทฯ00007/MELINE ของ "ปีปัจจุบัน" ออกมา